Sommaire

Dernière mise à jour : 2026-05-27

Conditions générales d'utilisation

Préambule

Les présentes Conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation du service Quorum (ci-après « Quorum » ou le « Service »), édité par Nicolas Antoine sous la dénomination commerciale SyndIQ.

L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Toute personne qui n'accepte pas les CGU doit s'abstenir d'utiliser le Service.

1. Objet et définitions

1.1 Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès au Service, les modalités d'utilisation de ses fonctionnalités, les droits et obligations respectifs de l'Éditeur et de l'Utilisateur, les modalités de facturation et de paiement, ainsi que le régime de responsabilité applicable.

1.2 Hiérarchie documentaire

Les documents contractuels applicables à la relation entre l'Éditeur et l'Utilisateur sont, par ordre décroissant de priorité :

  1. les présentes CGU ;
  2. la Politique de confidentialité ;
  3. le Data Processing Agreement (DPA) mis à disposition sur demande, lorsque l'Utilisateur agit en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD ;
  4. les Mentions légales ;
  5. le cas échéant, les conditions particulières applicables à certains produits ou services (kits matériels, accès API, offres spécifiques).

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut.

1.3 Définitions

Dans les présentes CGU, les termes suivants ont la signification ci-dessous :

  • Administrateur (abréviation Admin) : Utilisateur rattaché à une Organisation avec le rôle d'administrateur. Dispose de tous pouvoirs sur l'Organisation (gestion de l'équipe, facturation, paramètres, invitations, transfert de propriété, résiliation).
  • Compte : l'espace personnel et sécurisé créé par l'Utilisateur au moment de son inscription.
  • Compte non-professionnel : Compte créé par un Utilisateur copropriétaire gérant une seule copropriété dont il est lui-même copropriétaire, à titre bénévole, conformément à l'article 5.6.
  • Compte professionnel : Compte créé par un Utilisateur titulaire d'une autorisation IPI en qualité de Syndic actif, exerçant à titre professionnel.
  • ACP : association des copropriétaires au sens des articles 3.78 à 3.100 du Code civil belge (Livre 3).
  • Éditeur : Nicolas Antoine, personne physique exerçant sous la dénomination commerciale SyndIQ, BCE 1000.361.295, dont les coordonnées figurent aux mentions légales.
  • Membre d'équipe : personne physique rattachée à une Organisation et disposant d'un accès au Compte selon un rôle défini (Administrateur, Membre IPI ou Membre non-IPI).
  • Membre IPI : Utilisateur rattaché à une Organisation avec le rôle de Membre titulaire d'un numéro IPI vérifié. Peut accomplir les actes syndic légaux (gestion des copropriétés, conduite d'assemblées, génération de procès-verbaux).
  • Membre (non-IPI) : Utilisateur rattaché à une Organisation avec le rôle de Membre sans numéro IPI. Rôle de support administratif (consultation, impression, téléchargement) sans pouvoir d'acte syndic.
  • Numéro IPI : numéro à 6 chiffres attribué par l'Institut professionnel des agents immobiliers identifiant un titulaire d'autorisation IPI (colonne Syndic ou Courtier).
  • Organisation : l'entité professionnelle (cabinet de syndic, société de gestion) à laquelle un Utilisateur professionnel est rattaché, pouvant regrouper plusieurs Membres d'équipe.
  • Propriétaire de l'Organisation : Utilisateur désigné comme référent juridique de l'Organisation dans le Service. Toujours Administrateur. Bénéficie de protections techniques spécifiques (non déclassable par un autre Utilisateur, non retirable de l'Organisation, ne peut pas s'auto-retirer tant qu'il reste Propriétaire). Seul autorisé à initier le transfert de propriété et la résiliation de l'Organisation, conformément à l'article 10.
  • Service ou Quorum : la plateforme logicielle Quorum, ses interfaces web, mobile, son cockpit d'assemblée, son interface de vote et l'ensemble des fonctionnalités associées.
  • Syndic professionnel : Utilisateur exerçant l'activité de syndic à titre professionnel et titulaire d'une autorisation délivrée par l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI).
  • Syndic non-professionnel : Utilisateur copropriétaire agissant à titre bénévole comme syndic d'une association des copropriétaires dont il est membre.
  • Transfert de propriété : procédure permettant au Propriétaire d'une Organisation de transférer son statut à un autre Membre IPI vérifié de son équipe, dans les conditions prévues à l'article 10.8.
  • Utilisateur : toute personne physique ou morale disposant d'un Compte actif sur le Service.
  • Copropriétaire : personne titulaire d'un droit de propriété sur un lot privatif et d'une quote-part correspondante dans les éléments immobiliers communs.
  • Assemblée générale ou AG : réunion des copropriétaires d'une ACP organisée conformément aux articles 3.87 et suivants du Code civil belge.
  • Cockpit : interface de pilotage de l'AG réservée au syndic et, le cas échéant, aux membres du bureau, permettant la conduite de la séance, l'enregistrement des présences et procurations, l'ouverture et la clôture des votes, la prise de notes et la génération du procès-verbal.
  • Interface de vote : interface destinée aux copropriétaires pour exprimer leur vote lors d'une AG.
  • Procès-verbal ou PV : document généré automatiquement par le Service à la clôture d'une AG, consignant les décisions adoptées.
  • Quote-part : part détenue par un copropriétaire dans les éléments immobiliers communs. Les quotes-parts servent au calcul du quorum de l'AG, puis sont converties en voix pour le calcul des majorités sur chaque point de l'ordre du jour, conformément aux dispositions applicables du Code civil belge.
  • Plan : offre commerciale d'abonnement proposée aux syndics professionnels (Lite, Pro, Premium).
  • Abonnement : souscription à un Plan selon la formule mensuelle ou annuelle.
  • Frais par AG : frais liés au lancement d'une AG, calculés selon le barème progressif défini dans la documentation tarifaire.
  • Forfait d'activation : forfait dû par les syndics non-professionnels préalablement à la préparation de chaque AG.
  • billing_mode : paramètre désignant le destinataire de la facture d'une AG (l'ACP ou l'Organisation du syndic), choisi au lancement de l'AG.
  • État restreint : état dans lequel un Compte professionnel est placé automatiquement en cas de défaut prolongé de paiement d'un abonnement, selon les conditions prévues aux articles 9.11.2 et 9.13.
  • Documentation tarifaire : document interne de l'Éditeur fixant les prix, barèmes et formules applicables au Service, publié sur le site commercial et consultable à tout moment par l'Utilisateur.

2. Acceptation et modification

2.1 Acceptation

Les CGU sont acceptées par l'Utilisateur au moment de la création de son Compte, par le moyen d'une case à cocher explicite. Cette acceptation est horodatée et conservée par l'Éditeur à titre de preuve.

L'acceptation des CGU emporte également prise de connaissance de la Politique de confidentialité et des Mentions légales.

2.2 Modification

L'Éditeur peut modifier les CGU à tout moment, pour tenir compte notamment d'évolutions légales, jurisprudentielles, techniques ou commerciales.

Toute modification substantielle est notifiée à l'Utilisateur par courrier électronique à l'adresse enregistrée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La nouvelle version est publiée sur la page https://quorum.syndiq.com/cgu à la même date.

L'Utilisateur qui refuse les nouvelles CGU peut résilier son Compte avant leur entrée en vigueur, sans frais ni pénalité. En ce cas, s'il est titulaire d'un abonnement annuel en cours, il bénéficie d'un remboursement au prorata temporis de la période non consommée.

La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci.

2.3 Version en vigueur

La version des CGU applicable à une situation donnée est celle publiée sur https://quorum.syndiq.com/cgu à la date du fait considéré. L'historique des versions figure en annexe au présent document.

3. Accès au service et conditions techniques

3.1 Éligibilité

L'accès au Service est réservé aux personnes physiques majeures et juridiquement capables, agissant dans le cadre de la gestion d'une ou plusieurs copropriétés, à titre professionnel ou bénévole. Il n'est pas destiné à un usage personnel sans lien avec une activité de gestion de copropriété.

3.2 Compte utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants d'accès. Toute utilisation du Service réalisée à partir de son Compte est présumée effectuée par lui ou sous sa responsabilité.

L'Utilisateur s'engage à notifier à l'Éditeur, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai n'excédant pas 24 heures, toute suspicion de compromission ou d'utilisation non autorisée de son Compte, à l'adresse contact@syndiq.com.

3.3 Connexion internet de l'Utilisateur

L'accès au Service requiert une connexion internet de qualité suffisante.

Principe général. L'Utilisateur garantit disposer, sur le lieu de tenue de chaque AG, d'une connexion internet stable et adaptée au nombre de participants attendus. L'Éditeur décline toute responsabilité en cas d'interruption, de dégradation ou d'insuffisance de la connexion réseau locale ne lui étant pas imputable (Wi-Fi du bâtiment, abonnement internet du syndic, réseau mobile d'un opérateur tiers, etc.).

Cas des kits matériels fournis par l'Éditeur. Lorsque l'Utilisateur loue un kit matériel Quorum comprenant un routeur 4G ou 5G, la fourniture d'une connectivité réseau est incluse dans les conditions particulières du kit. La responsabilité de l'Éditeur se limite alors au bon fonctionnement du matériel fourni ; elle exclut expressément :

  • les dommages résultant d'une mauvaise utilisation du matériel par l'Utilisateur ;
  • les défaillances du réseau de l'opérateur mobile tiers (indisponibilité, congestion, couverture insuffisante).

Les modalités détaillées figurent dans les conditions particulières du kit, auxquelles les présentes CGU renvoient.

3.4 Infrastructure et disponibilité

L'Éditeur met en œuvre une infrastructure technique professionnelle reposant sur des prestataires spécialisés (hébergement, base de données, envoi d'e-mails, supervision), dont la liste actualisée figure dans la Politique de confidentialité.

Obligation de moyens. L'Éditeur s'engage à fournir le Service dans le cadre d'une obligation de moyens renforcée. Il ne souscrit à aucun engagement contractuel de disponibilité (SLA) dans la présente version des CGU.

Cause étrangère non imputable. L'indisponibilité du Service résultant d'une défaillance d'un prestataire d'infrastructure technique (hébergeur, prestataire de base de données, opérateur télécoms, etc.) constitue une cause étrangère non imputable à l'Éditeur, exonératoire de sa responsabilité dans les conditions prévues à l'article 11.

Interruptions planifiées. L'Éditeur peut procéder à des interruptions planifiées pour maintenance technique, évolution fonctionnelle ou impératif de sécurité. Ces interruptions sont, dans la mesure du possible, programmées en dehors des heures typiques de tenue d'AG et annoncées à l'avance par notification dans le Service.

3.5 Sauvegardes

Le Service s'appuie sur les mécanismes de sauvegarde automatique de son infrastructure. L'Éditeur ne souscrit à aucun engagement chiffré en matière de point de reprise (RPO) ou de délai de rétablissement (RTO), et ne garantit pas une restauration intégrale des données en toute circonstance.

L'Utilisateur est encouragé à procéder à des exports réguliers de ses données les plus critiques par les fonctionnalités prévues à cet effet dans le Service.

4. Description du service

4.1 Fonctionnalités générales

Le Service permet notamment aux Utilisateurs :

  • de préparer une assemblée générale de copropriété (saisie de l'ordre du jour, paramétrage des participants et de leurs quotes-parts, identification des lots, génération du document de convocation) ;
  • de conduire l'assemblée en séance (enregistrement des présences et procurations, déroulé de l'ordre du jour, ouverture et clôture des votes, annotation du déroulement) ;
  • de calculer automatiquement les quorums, majorités et résultats des votes ;
  • de générer un procès-verbal d'assemblée à la clôture de la séance ;
  • d'archiver dans le Service les documents d'assemblée et d'en exporter des copies.

La génération d'un document de convocation par le Service n'emporte pas envoi de celui-ci aux copropriétaires, ni prise en charge par l'Éditeur du respect des délais et formes légaux de convocation, qui demeurent de la responsabilité du syndic.

4.2 Plans et accès

L'accès au Service est régi par la documentation tarifaire applicable, consultable à tout moment par l'Utilisateur. Cette documentation définit notamment :

  • les Plans proposés aux syndics professionnels (Lite, Pro, Premium), leurs périmètres fonctionnels, leurs tarifs et leurs modalités d'abonnement ;
  • le régime applicable aux syndics non-professionnels (accès sans abonnement, limité à une ACP et à un utilisateur, avec forfait d'activation préalable) ;
  • les barèmes de facturation par AG ;
  • les forfaits d'activation applicables aux syndics non-professionnels.

Les présentes CGU renvoient à la documentation tarifaire pour le détail opérationnel, tout en posant les principes contractuels aux articles 9 et 10.

4.3 Évolutions du Service

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service pour les améliorer, en ajouter, en modifier ou en retirer. Ces évolutions ne doivent pas, pour un Plan donné, en dégrader de manière substantielle la valeur d'usage pour les souscripteurs existants.

En cas de retrait substantiel d'une fonctionnalité matérielle pour l'Utilisateur, ce dernier peut résilier son abonnement sans pénalité, y compris avant l'échéance d'un engagement annuel, avec remboursement au prorata temporis.

4.4 Périmètre exclu

Les produits et services suivants ne relèvent pas des présentes CGU et sont régis par leurs conditions particulières propres :

  • la location ou le leasing de kits matériels Quorum (tablettes, routeurs, extensions) ;
  • l'accès à l'API Quorum (fonctionnalité réservée au Plan Premium) ;
  • les intégrations avec des logiciels tiers tels que des logiciels de syndic.

5. Obligations de l'Utilisateur

5.1 Véracité des informations

L'Utilisateur fournit, au moment de son inscription et tout au long de l'utilisation du Service, des informations exactes, complètes et à jour, notamment concernant son identité, ses coordonnées, son statut de syndic, les ACP qu'il administre, l'identité des copropriétaires, les quotes-parts dans les lots et les modalités des assemblées.

L'exactitude des données saisies relève de l'unique responsabilité de l'Utilisateur. Le Service n'a ni les moyens ni le mandat de vérifier la véracité de ces informations. Toute inexactitude est susceptible d'affecter le bon fonctionnement du Service, notamment le calcul des quorums et des majorités. Aucune responsabilité ne peut être recherchée contre l'Éditeur pour les conséquences d'informations inexactes, incomplètes ou obsolètes fournies par l'Utilisateur.

5.2 Usage conforme à la loi

L'Utilisateur utilise le Service dans le respect des lois et règlements applicables, et en particulier :

  • des articles 3.78 à 3.100 du Code civil belge (Livre 3, Titre 4, loi du 4 février 2020) relatifs à la copropriété ;
  • du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;
  • des règles de droit commun en matière contractuelle, de preuve et de responsabilité.

5.3 Respect des droits des copropriétaires

L'Utilisateur garantit disposer, préalablement à l'injection de toute donnée dans le Service, des bases juridiques et droits nécessaires, y compris au sens du RGPD, pour traiter les données des copropriétaires.

Il lui incombe d'informer les copropriétaires du traitement de leurs données par le syndic et par le Service agissant en qualité de sous-traitant, et de leur permettre d'exercer leurs droits RGPD auprès de lui, responsable du traitement.

5.4 Confidentialité et sécurité

L'Utilisateur maintient la confidentialité de ses identifiants d'accès et applique les pratiques de sécurité élémentaires (mot de passe robuste, verrouillage des sessions, contrôle des appareils utilisés). Il ne cède, ne partage et ne revend pas ses identifiants.

5.5 Usages interdits

Il est expressément interdit à l'Utilisateur, directement ou par l'intermédiaire d'un tiers :

  • de procéder à la décompilation, au désassemblage, à l'ingénierie inverse ou à toute tentative d'accès aux éléments techniques sous-jacents du Service ;
  • de contourner les limitations techniques du Service, notamment les limitations de Plan, les contrôles d'accès, les systèmes de mesure d'usage et de tarification ;
  • d'extraire massivement ou systématiquement les données du Service par des moyens automatisés non autorisés ;
  • d'utiliser le Service à des fins frauduleuses, malveillantes ou contraires à l'ordre public ;
  • de créer plusieurs Comptes dans le but de contourner les Plans, barèmes ou limitations commerciales du Service ;
  • d'utiliser le Service pour le compte de tiers non déclarés de manière à dissimuler l'usage réel du Service.

Tout manquement caractérisé expose l'Utilisateur aux mesures prévues à l'article 10.5.

5.6 Déclaration spécifique applicable aux comptes non-professionnels

L'Utilisateur souscrivant à un compte non-professionnel déclare expressément :

  • ne pas exercer d'activité professionnelle de syndic au sens de la loi du 11 février 2013 organisant la profession d'agent immobilier, et ne pas être titulaire d'une autorisation IPI en qualité de syndic actif ;
  • utiliser le Service pour la gestion d'une seule ACP, dont il est lui-même copropriétaire ou dans laquelle il a été désigné à titre bénévole.

Toute déclaration inexacte entraîne la résiliation de plein droit du Compte, la régularisation rétroactive des montants dus au tarif professionnel correspondant, et, le cas échéant, l'information de l'Institut professionnel des agents immobiliers en cas d'exercice illégal ou dissimulé de la profession.

L'exercice illégal de la profession d'agent immobilier-syndic est sanctionné par les articles 15 et suivants de la loi du 11 février 2013 organisant la profession d'agent immobilier, prévoyant des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à un an d'emprisonnement et des amendes substantielles. L'Éditeur se réserve le droit d'informer l'Institut professionnel des agents immobiliers en cas d'exercice illégal ou dissimulé de la profession de syndic.

5.7 Obligations du syndic professionnel

Le syndic professionnel reconnaît exercer son activité dans le respect des dispositions légales et déontologiques qui lui sont applicables, en ce compris celles de l'Institut professionnel des agents immobiliers.

Le Service n'a pas vocation à se substituer à l'exercice de cette activité ni à décharger le syndic de ses responsabilités propres.

L'Utilisateur déclare, pour chaque copropriété enregistrée dans le Service, avoir été dûment désigné syndic conformément aux dispositions applicables du Code civil belge, en particulier les articles 3.88 et suivants. Cette désignation peut résulter d'une élection par l'assemblée générale, d'une nomination judiciaire ou de tout autre mode conforme à la loi.

Le Service ne vérifie pas la validité du mandat syndic : l'exactitude de cette déclaration relève de l'unique responsabilité de l'Utilisateur. Toute fausse déclaration sur l'existence d'un mandat syndic engage la responsabilité civile de l'Utilisateur et peut constituer un exercice illégal de la profession au sens de l'article 5.6.

5.8 Obligation de signaler les changements de statut IPI

L'Utilisateur titulaire d'un numéro IPI s'engage à signaler à l'Éditeur, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai n'excédant pas 5 jours ouvrables, toute modification affectant la validité de son numéro IPI, notamment :

— suspension volontaire ; — radiation volontaire ou disciplinaire ; — changement de colonne d'inscription (Courtier / Syndic / les deux) ; — toute autre modification de statut auprès de l'Institut professionnel des agents immobiliers.

Le Propriétaire d'une Organisation signale dans le même délai toute modification affectant la validité du numéro IPI de l'un des Membres IPI de son Organisation dont il a connaissance.

Le signalement est effectué à l'adresse contact@syndiq.com.

À la suite d'un tel signalement, l'Éditeur procède aux ajustements suivants :

— suspension ou radiation du numéro IPI : le rôle de l'Utilisateur concerné est rétrogradé automatiquement au rôle de Membre (non-IPI). Les actions syndic réservées lui sont immédiatement retirées ;

— si le Propriétaire de l'Organisation est concerné : il procède, préalablement à la rétrogradation de son propre rôle, au transfert de la propriété de l'Organisation à un autre Membre IPI de son équipe. À défaut de transfert dans un délai raisonnable, l'Éditeur est fondé à procéder au transfert forcé (art. 10.8 alinéa 4) ou à la résiliation éditeur (art. 10.5) selon les conditions applicables ;

— changement de colonne : les droits d'exercice de la profession de syndic via le Service dépendent de l'inscription dans la colonne Syndic. Une inscription exclusive en colonne Courtier entraîne la rétrogradation automatique au rôle de Membre (non-IPI).

Toute inexactitude ou omission de ce signalement est susceptible d'engager la responsabilité civile et, le cas échéant, disciplinaire ou pénale de l'Utilisateur, notamment au titre de l'exercice illégal de la profession de syndic.

L'Éditeur peut également, de sa propre initiative et à toute fréquence, vérifier l'actualité du statut IPI des Utilisateurs concernés auprès de l'Institut professionnel des agents immobiliers et procéder aux ajustements correspondants sans mise en demeure préalable.

5.9 Déclaration IPI et signalement de fraude

L'Utilisateur qui s'inscrit au Service en qualité de syndic professionnel déclare sur l'honneur être titulaire d'un numéro IPI valide en colonne Syndic. L'Éditeur procède à une vérification automatique auprès du registre IPI officiel au moment de l'inscription ; cette vérification ne substitue pas l'Utilisateur de sa déclaration.

Toute usurpation de numéro IPI, toute déclaration mensongère quant à la qualité de titulaire d'un numéro IPI actif, ou toute utilisation du Service pour exercer la profession de syndic en l'absence d'un numéro IPI valide constitue :

— une violation matérielle des présentes CGU entraînant la résiliation de plein droit du Compte dans les conditions de l'article 10.5 ; — un signalement à l'Institut professionnel des agents immobiliers par l'Éditeur ; — le cas échéant, un signalement aux autorités judiciaires compétentes au titre de l'exercice illégal de la profession.

L'Éditeur n'encourt aucune responsabilité vis-à-vis des tiers pour les actes accomplis au travers du Service par un Utilisateur ayant frauduleusement déclaré sa qualité de syndic professionnel.

6. Propriété intellectuelle

6.1 Éléments protégés

L'ensemble des éléments composant le Service, tels qu'énumérés à l'article 5 des Mentions légales (code source, algorithmes, architecture logicielle, interfaces, bases de données et leur structure, marques SyndIQ et Quorum, logos, textes, illustrations, modèles de documents, documentation), demeure la propriété exclusive de l'Éditeur ou des tiers lui ayant concédé les droits correspondants.

6.2 Licence d'utilisation accordée à l'Utilisateur

L'Éditeur concède à l'Utilisateur, pour la durée de son Compte et aux seules fins d'utilisation du Service conformément aux présentes CGU, une licence personnelle, non-exclusive, non-cessible et non-sous-licenciable d'utilisation du Service.

Cette licence exclut toute forme d'exploitation commerciale, de revente, de mise à disposition à titre onéreux ou de modification du Service par l'Utilisateur.

6.3 Contenu de l'Utilisateur

Les données et documents injectés ou générés par l'Utilisateur dans le Service (notamment les données des ACP, des copropriétaires, des lots, les ordres du jour, les procurations, les procès-verbaux, les annexes et les rapports) demeurent la propriété de l'Utilisateur ou, selon le cas, de l'ACP concernée.

L'Utilisateur concède à l'Éditeur une licence strictement limitée aux opérations techniques nécessaires à l'exécution du Service : stockage, traitement, transmission, restitution, sauvegarde, génération de documents, affichage dans les interfaces et archivage technique.

Cette licence exclut toute forme d'exploitation commerciale, de réutilisation à des fins de marketing, de publicité, de prospection ou de constitution de jeux de données tiers.

6.4 Retours et suggestions

Les retours, suggestions d'amélioration, rapports de bug et idées que l'Utilisateur adresse librement à l'Éditeur peuvent être exploités par ce dernier sans obligation financière ni attribution, dans une finalité d'amélioration du Service.

6.5 Engagement de non-exploitation commerciale des données clients

L'Éditeur s'interdit expressément d'utiliser les données des copropriétaires, des ACP ou des syndics clients à des fins de prospection commerciale, de démarchage ou de concurrence dans l'activité de syndic.

En particulier, l'Éditeur s'interdit de contacter les copropriétaires ou les ACP gérées par les syndics clients pour leur proposer des services de syndic, que ce soit pour son propre compte ou pour celui d'un tiers.

Cet engagement est inscrit dans l'architecture du Service et fait partie intégrante de son modèle économique.

L'activité personnelle de syndic exercée par Nicolas Antoine dans le cadre de son numéro IPI est strictement cloisonnée par rapport au Service Quorum ; elle a vocation à cesser à mesure du développement du Service.

6.6 Sanctions

Toute violation des droits de propriété intellectuelle expose l'auteur aux poursuites civiles et pénales prévues aux articles XI.305 et suivants et XV.103 et suivants du Code de droit économique belge, sans préjudice de la suspension immédiate de l'accès au Service prévue à l'article 10.6.

7. Protection des données personnelles

7.1 Renvoi à la Politique de confidentialité

Les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du Service sont décrits en détail dans la Politique de confidentialité, qui fait partie intégrante du contrat et à laquelle les présentes CGU renvoient.

7.2 Double qualification des rôles

Conformément à la Politique de confidentialité :

  • l'Éditeur agit en qualité de responsable du traitement pour les données relatives aux Comptes utilisateurs, aux Organisations, aux membres d'équipe, aux prospects, aux données techniques de navigation, aux données de facturation et aux données de support ;
  • l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, pour le compte du syndic ou de l'ACP, pour les données relatives aux copropriétaires, aux quotes-parts, aux présences, aux procurations, aux votes et aux documents d'assemblée (convocations, procès-verbaux, annexes).

7.3 Data Processing Agreement (DPA)

Pour les traitements que l'Éditeur effectue en qualité de sous-traitant, un Data Processing Agreement conforme à l'article 28 du RGPD est mis à disposition de l'Utilisateur sur demande adressée à privacy@syndiq.com.

7.4 Information des copropriétaires

Il appartient au syndic, en tant que responsable du traitement, d'informer les copropriétaires du traitement de leurs données dans le Service et de leur permettre d'exercer leurs droits RGPD.

8. Responsabilité de l'Éditeur

8.1 Nature du Service

Le Service est un outil technique d'organisation et de conduite d'assemblées générales de copropriété. Il n'a pas vocation à fournir un conseil juridique, un conseil en gestion de copropriété ou une quelconque prestation de conseil.

L'Éditeur ne peut être assimilé à un avocat, un notaire, un conseiller juridique, un expert en copropriété, ni à un syndic de substitution.

8.2 Absence de garantie et vérification par l'Utilisateur

L'Éditeur met en œuvre des procédures de test, de validation et de supervision renforcées sur les fonctionnalités centrales du Service, notamment le calcul des quorums et des majorités. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Aucune garantie de résultat n'est consentie, y compris sur le moteur de calcul des votes. Le Service fournit à l'Utilisateur, tout au long de la séance, les éléments nécessaires pour vérifier l'exactitude des données enregistrées : liste des présents et représentés, quotes-parts, votes exprimés, résultats par point de l'ordre du jour.

L'Utilisateur est tenu d'effectuer cette vérification. L'absence de vérification, ou la clôture d'un point de l'ordre du jour malgré une anomalie perceptible, rompt la chaîne de responsabilité et exonère l'Éditeur de toute demande d'indemnisation pour les conséquences d'un résultat erroné qui aurait pu être détecté.

8.3 Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Les fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle intégrées dans certains Plans (notamment résumés de séance, aide à la rédaction du procès-verbal, analyse de votes) produisent des suggestions textuelles à valeur purement indicative.

Ces suggestions :

  • n'ont aucune valeur probante ;
  • ne constituent ni un conseil juridique, ni un avis d'expert ;
  • doivent être systématiquement relues, vérifiées et, le cas échéant, corrigées ou écartées par le syndic avant tout usage officiel.

L'Éditeur décline toute responsabilité quant au contenu des suggestions produites par ces fonctionnalités.

8.4 Procès-verbal d'assemblée générale

Le procès-verbal de l'AG est généré automatiquement par le Service à partir des éléments suivants, sans que cette énumération soit limitative :

  • les données saisies en phase de préparation de l'AG (identité des copropriétaires, quotes-parts, identification des lots, ordre du jour, documents annexés à des points d'ordre du jour, notes pré-remplies destinées à être reportées dans le PV, etc.) ;
  • les données captées en séance (présences, arrivées et départs, procurations enregistrées à l'ouverture, votes exprimés, heures, etc.) ;
  • les notes, annotations et motivations saisies par le syndic via le cockpit, tant en phase de préparation qu'en direct pendant la séance.

Scellement progressif des données. Le Service est conçu pour prévenir toute altération rétroactive des données enregistrées. Les votes exprimés, les présences consignées et les annotations saisies pour un point donné de l'ordre du jour sont scellés à la clôture de ce point (par exemple lors du passage à l'item suivant ou de la marque « vu / discuté / sans objet »). Aucune fenêtre d'édition rétroactive n'est ouverte sur un point clôturé.

Absence d'édition post-génération. Le procès-verbal est la consolidation finale des données ainsi scellées au fil de la séance. Sa génération à la clôture de l'AG n'ouvre aucune possibilité de modification. Ce choix de conception constitue une garantie d'intégrité opposable aux tiers et non une limitation fautive du Service.

Responsabilité du syndic sur le contenu. Le syndic, en tant qu'organe exécutif de l'ACP au sens des articles 3.88 et suivants du Code civil belge, demeure seul juridiquement responsable :

  • du contenu du PV ;
  • de sa conformité au règlement de copropriété et au droit applicable ;
  • de sa signature ;
  • de sa transmission aux copropriétaires dans les délais et formes légaux.

L'Éditeur ne peut en aucun cas être tenu pour responsable du contenu juridique d'un PV généré à partir de données fournies et validées par le syndic au fil de la séance.

8.5 Exclusion des dommages indirects

Sont expressément exclus du périmètre de responsabilité de l'Éditeur, quelle qu'en soit la cause, les dommages qualifiés d'indirects, immatériels ou consécutifs, et notamment — sans que cette liste soit limitative :

  • la perte d'exploitation et la perte de chiffre d'affaires ;
  • la perte de bénéfices et la perte d'économies escomptées ;
  • la perte de clientèle ou de marché ;
  • la perte de chance ;
  • l'atteinte à l'image de marque ou à la réputation ;
  • les frais de reconstitution de données lorsque celles-ci peuvent être restaurées par les sauvegardes du Service ;
  • les frais engagés pour la défense en justice contre des tiers ;
  • les condamnations prononcées au profit de tiers à l'encontre de l'Utilisateur ;
  • les pénalités contractuelles dues par l'Utilisateur à des tiers ;
  • le préjudice moral.

Cette exclusion ne s'applique pas :

  • en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde de l'Éditeur ;
  • dans la mesure où elle serait contraire à une disposition impérative applicable à un Utilisateur agissant en qualité de consommateur.

8.6 Plafond de responsabilité

Sous réserve de l'article 8.7, la responsabilité totale de l'Éditeur à l'égard d'un Utilisateur, toutes causes confondues et sur l'ensemble d'une année civile, est plafonnée au montant des sommes effectivement payées par cet Utilisateur au titre du Service au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

Ce plafond constitue un élément essentiel de l'économie du contrat et de la détermination du prix.

Exclusion des sommes versées au titre des kits matériels. Les sommes versées par l'Utilisateur au titre de la location, du leasing, de la caution ou de la valeur de remplacement d'un kit matériel Quorum ne sont pas prises en compte dans le calcul du plafond ci-dessus. Le régime de responsabilité applicable aux kits matériels est défini dans leurs conditions particulières propres, indépendamment des présentes CGU.

8.7 Réserve d'ordre public et droit des consommateurs

Les limitations et exclusions prévues au présent article ne s'appliquent pas aux Utilisateurs agissant en qualité de consommateur au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique belge, dans la mesure où elles seraient incompatibles avec les dispositions impératives du Livre VI du Code de droit économique.

Elles ne s'appliquent pas davantage en cas de dommage corporel, de fraude, de dol, de faute intentionnelle ou de faute lourde.

8.8 Exclusions d'imputabilité

N'engagent pas la responsabilité de l'Éditeur, notamment :

  • les conséquences du non-respect par le syndic des délais et formes de convocation prévus par l'article 3.87 du Code civil belge ;
  • la non-tenue des archives de la copropriété par le syndic, notamment au sens de l'article 3.89 §5 du Code civil belge ;
  • la non-transmission ou la transmission tardive du procès-verbal aux copropriétaires par le syndic, dans les délais et formes prévus par le droit applicable ;
  • la validité juridique d'une décision adoptée en assemblée générale ;
  • l'exactitude des données saisies par l'Utilisateur ou par ses préposés ;
  • la disponibilité de réseaux tiers (internet, réseaux mobiles, messageries électroniques des destinataires) ;
  • les défaillances d'un prestataire d'infrastructure technique, dans les conditions de l'article 3.4 ;
  • les actions ou omissions des tiers, notamment des copropriétaires et des mandataires ;
  • plus généralement, tout manquement du syndic professionnel aux obligations légales et déontologiques applicables à l'exercice de sa profession, notamment celles édictées par l'Institut professionnel des agents immobiliers.

9. Facturation et paiement

9.1 Flux de facturation

Le Service combine trois flux de facturation distincts, dont la coexistence reflète le modèle économique décrit dans la documentation tarifaire :

  • Flux 1 — Abonnement : dû par les syndics professionnels, selon le Plan souscrit et la formule (mensuelle ou annuelle). Il couvre l'accès à la plateforme et à ses fonctionnalités ;
  • Flux 2 — Frais par AG : dus par l'ensemble des organisateurs d'AG (professionnels et non-professionnels) à chaque AG lancée, selon un barème progressif calculé sur le nombre de lots. Ils sont adressés soit à l'ACP concernée, soit à l'Organisation du syndic, selon le choix immuable retenu par l'organisateur au moment du lancement de l'AG via le paramètre billing_mode (voir article 9.6) ;
  • Flux 3 — Forfait d'activation : dû par les syndics non-professionnels, préalablement à la préparation de chaque AG, dans les conditions prévues à l'article 10.1.

Cumul des flux par profil :

  • un syndic professionnel est redevable des flux 1 et 2 (abonnement courant + frais de l'AG qu'il lance) ;
  • un syndic non-professionnel est redevable des flux 2 et 3 (forfait d'activation préalable + frais de l'AG qu'il lance).

9.2 Prix et taxes

Les prix affichés sont exprimés en euros, TVA comprise (TVAC), au taux légal applicable.

Les prix et barèmes figurent dans la documentation tarifaire. Ils peuvent évoluer conformément à la clause de grandfathering prévue à l'article 10.4.

Adaptation automatique au taux de TVA. Les prix affichés sont réputés inclure le taux de TVA applicable au jour de leur publication. En cas d'évolution du taux de TVA belge ou de sa base imposable, les prix TVAC sont ajustés automatiquement pour refléter le nouveau taux, la rémunération de l'Éditeur demeurant inchangée. L'Utilisateur en est informé par courrier électronique avant la prochaine émission de facture concernée.

9.3 Abonnement — cycles de facturation

Deux formules d'abonnement sont proposées :

  • Mensuel : prélèvement automatique à chaque date anniversaire du mois sur le moyen de paiement enregistré ;
  • Annuel : paiement à l'avance (upfront) en une seule fois, couvrant 12 mois consécutifs. L'abonnement annuel bénéficie d'une remise de 15 % par rapport au prix mensuel équivalent sur la même durée.

Les factures d'abonnement sont émises à la date de prélèvement et n'ouvrent pas droit au délai de paiement de 15 jours prévu à l'article 9.9 pour les factures d'AG.

9.4 Frais par AG

Les frais par AG sont dus à compter du lancement de l'AG par l'organisateur. La seule préparation d'une AG, sans lancement, n'emporte pas facturation au titre des frais par AG — sans préjudice du forfait d'activation dû de manière anticipée par les syndics non-professionnels, conformément à l'article 10.1.

En cas d'échec du quorum lors d'une première AG et de tenue d'une seconde convocation au sens de l'article 3.87 §4 du Code civil belge, cette seconde AG constitue une AG distincte au sens du Service et fait l'objet d'une facturation distincte.

9.5 Forfait d'activation des comptes non-professionnels

Les syndics non-professionnels sont redevables, pour chaque AG qu'ils souhaitent préparer dans le cockpit AG et lancer, d'un forfait d'activation de 19 € TVAC.

Ce forfait est dû de manière anticipée, selon les modalités définies à l'article 10.1. Il est exigible en sus des frais par AG facturés au lancement de l'AG. La création de la copropriété et l'encodage des copropriétaires et des lots restent accessibles sans paiement du forfait — seules les fonctionnalités de préparation propres à une AG spécifique sont conditionnées au paiement.

9.6 Destinataire de la facture d'AG (billing_mode)

Au moment du lancement d'une AG, l'organisateur sélectionne le destinataire de la facture via le paramètre billing_mode, qui admet deux valeurs :

  • acp (valeur par défaut) : la facture est émise au nom de l'ACP concernée ;
  • organizer : la facture est émise au nom de l'Organisation du syndic organisateur. Cette option permet notamment au syndic d'absorber le coût de l'AG comme avantage commercial.

Le paramètre billing_mode est immuable après le lancement de l'AG. Il n'affecte pas le montant facturé ni les règles de blocage d'AG ultérieures prévues à l'article 9.12.

9.7 Moyens de paiement

Les moyens de paiement admis sont, selon le flux concerné :

  • le virement bancaire (pour les factures d'AG, le forfait d'activation non-pro et, le cas échéant, d'autres factures ponctuelles) ;
  • le paiement en ligne sécurisé via Stripe (pour les abonnements, le forfait d'activation non-pro et, le cas échéant, les factures d'AG).

Les abonnements professionnels sont exclusivement prélevés via Stripe, à partir du moyen de paiement enregistré par l'Utilisateur.

9.8 Émission et forme des factures

Les factures sont émises sous forme électronique et transmises par courrier électronique à l'adresse de facturation enregistrée par l'Utilisateur, ou mises à disposition dans le Service.

À la date de publication des présentes, et conformément à la réglementation belge en matière de facturation électronique structurée entre entreprises, l'Éditeur s'appuie sur le standard Peppol BIS tel qu'il est déployé en Belgique. Les modalités techniques peuvent évoluer avec le cadre réglementaire ; le changement de format de facturation n'affecte pas les autres termes du contrat.

9.9 Délais de paiement

Les factures d'AG sont payables à 15 jours à compter de leur émission. Ce délai est aligné sur le délai minimal entre une première AG échouée pour défaut de quorum et la seconde convocation en droit belge.

Les factures d'abonnement sont prélevées à la date d'échéance via Stripe, sans délai complémentaire.

Le forfait d'activation non-pro est dû avant l'accès à la préparation de l'AG correspondante ; les fonctionnalités de préparation ne sont ouvertes qu'une fois le paiement effectif constaté (voir article 10.1).

9.10 Retard de paiement d'une facture d'AG

Conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales et à ses modifications ultérieures (notamment réforme du 1er février 2022), toute facture d'AG non réglée à l'échéance produit de plein droit, sans mise en demeure préalable :

  • des intérêts de retard au taux semestriel publié par le Service public fédéral Finances en exécution de la loi précitée ;
  • une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros minimum, sans préjudice du droit de l'Éditeur de réclamer le remboursement des frais de recouvrement effectivement engagés.

Pour les Utilisateurs agissant en qualité de consommateur, le taux applicable est celui de l'intérêt légal civil fixé annuellement en exécution de la loi du 5 mai 1865, dans les limites prévues par le Livre XIX du Code de droit économique.

9.11 Défaut de paiement et états du Compte

Le Compte d'un Utilisateur peut se trouver, selon les circonstances, dans l'un des deux états suivants :

9.11.1 Période d'essai expirée (trial expiré)

Le Compte d'un Utilisateur en période d'essai dont la période de 30 jours a expiré sans souscription payante se trouve en lecture seule totale. Aucune création d'entité (copropriété, copropriétaire, lot, assemblée, convocation, invitation) n'est possible ; aucune modification n'est possible ; le Compte conserve uniquement l'accès en consultation aux données existantes et au téléchargement des procès-verbaux déjà générés.

L'Utilisateur peut à tout moment lever cette restriction en souscrivant un plan payant conformément à l'article 9.3. La transition d'un trial expiré vers un plan payant est immédiate.

9.11.2 État restreint (post-paiement)

En cas de défaut de paiement prolongé d'un abonnement, le Compte d'un Utilisateur ayant préalablement effectué au moins un paiement via le Service est placé en état restreint, selon le processus suivant :

  1. le Service procède à une série de tentatives automatiques de prélèvement sur une période d'environ quatorze (14) jours (mécanisme « Smart Retries ») ;
  2. l'Utilisateur reçoit des notifications par courrier électronique à chaque tentative échouée ;
  3. pendant cette période de grâce, l'abonnement demeure actif et fonctionnel ;
  4. à l'issue de cette période, en l'absence de régularisation, le Compte est placé en état restreint : les fonctionnalités propres au Plan souscrit sont désactivées (utilisateurs supplémentaires au-delà d'un seul, assistant IA, personnalisation PDF, stockage étendu, accès API, etc.), la création de nouvelles AG et la préparation initiale d'une AG sont suspendues, et les ACP existantes demeurent accessibles en consultation. Les AG en cours ou déjà préparées conservent un accès conforme à l'article 9.13 ;
  5. une fois le paiement régularisé, le Plan précédent est automatiquement rétabli et l'ensemble des fonctionnalités est réactivé.

L'état restreint se distingue du trial expiré (article 9.11.1) : certaines fonctionnalités critiques du Service — notamment le lancement d'une AG dont la convocation a été générée via le Service dans les 45 jours précédents — demeurent accessibles pour préserver la continuité des engagements légaux pris envers des tiers (copropriétaires convoqués).

Un verrou technique interdit la régénération d'une convocation en état restreint, garantissant qu'un Utilisateur ne peut pas créer de nouvelle convocation dans le but de conserver l'accès à cette fonctionnalité critique.

Cette distinction garantit qu'un Utilisateur n'ayant jamais payé (trial expiré) ne bénéficie pas des protections prévues pour les Utilisateurs dont la continuité contractuelle avec l'Éditeur doit être préservée (état restreint).

9.12 Défaut de paiement d'une facture d'AG

Le défaut de paiement d'une facture d'AG n'emporte jamais blocage total du Compte. Les règles suivantes s'appliquent :

  • Syndic professionnel — blocage par ACP. Lorsque la facture d'une AG de l'ACP X est échue et impayée, le lancement d'une nouvelle AG pour la même ACP X est bloqué. Les autres ACP gérées par le syndic restent accessibles et opérationnelles ;
  • Syndic non-professionnel — blocage par compte. Le lancement d'une nouvelle AG est bloqué tant qu'une facture d'AG précédente demeure échue et impayée.

Dans tous les cas, la préparation d'une AG déjà ouverte reste possible. Seul le lancement de l'AG est bloqué.

9.13 Garantie d'accès au cœur du Service

L'Éditeur s'engage, à titre d'invariant produit, à garantir que les fonctionnalités centrales nécessaires à la tenue d'une AG — accès au cockpit en séance, interface de vote, calcul des quorums et des majorités, génération du procès-verbal — demeurent accessibles à l'Utilisateur même lorsque celui-ci se trouve en état restreint au sens de l'article 9.11.2, sous réserve que la convocation de l'AG concernée ait été générée via le Service dans les 45 jours précédant l'entrée en état restreint.

Portée précise de la garantie en état restreint :

  • une AG en cours se poursuit sans interruption ;
  • une AG dont la convocation a été générée via le Service dans les 45 jours précédant l'entrée en état restreint peut être lancée et conduite normalement ;
  • en revanche, la création d'une nouvelle AG, la modification substantielle d'une AG préparée dont la convocation n'a pas été générée via le Service, et la préparation initiale d'une AG sont suspendues jusqu'à la régularisation du paiement.

Caractère optionnel de la génération de convocation par le Service. L'Utilisateur reconnaît que la fonction de génération du document de convocation est une fonctionnalité optionnelle du Service. L'Éditeur n'a aucune visibilité sur les convocations émises par d'autres moyens en dehors du Service (courrier postal, e-mail personnel, plateforme tierce, etc.). En conséquence, l'Utilisateur qui choisit d'adresser la convocation par un canal extérieur à Quorum ne peut se prévaloir de la présente garantie pour le lancement d'une AG dont la convocation n'aurait pas été générée via le Service, et accepte que, en cas d'état restreint, ce lancement soit suspendu jusqu'à régularisation, indépendamment de l'envoi effectif de la convocation par un canal externe.

Cette garantie ne fait pas obstacle aux règles de blocage du lancement de nouvelles AG prévues à l'article 9.12 en cas de facture d'AG impayée.

Elle reflète l'engagement éthique de l'Éditeur de ne jamais interrompre une AG déjà engagée vis-à-vis de copropriétaires convoqués via le Service, pour un motif financier relatif à l'abonnement.

9.14 Contestation de facture

Toute contestation d'une facture doit être notifiée à l'Éditeur par écrit à l'adresse contact@syndiq.com, de manière motivée, dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la facture. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée, sauf disposition impérative contraire.

10. Durée, modification et résiliation

10.1 Comptes non-professionnels

Le compte non-professionnel ne donne lieu à aucun abonnement périodique. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Fonctionnalités préliminaires accessibles sans paiement. La création de la copropriété (nom, adresse, BCE), l'encodage des copropriétaires et l'encodage des lots restent accessibles gratuitement, sans paiement du forfait d'activation. Ces opérations ne sont attachées à aucune AG spécifique et permettent au syndic non-professionnel de constituer son patrimoine numérique avant toute AG.

Accès à la préparation d'une AG conditionné au paiement préalable du forfait d'activation. Chaque AG que l'Utilisateur souhaite préparer et lancer est soumise au paiement préalable d'un forfait d'activation de 19 € TVAC. Ce paiement conditionne l'ouverture des fonctionnalités de préparation propres à l'AG concernée : création de la fiche AG (date, type, lieu), édition de l'ordre du jour, génération du document de convocation, accès au cockpit de préparation et lancement de l'AG.

Les fonctionnalités de préparation ne sont débloquées qu'après constat du paiement effectif, à savoir :

  • la réception effective des fonds sur le compte bancaire de l'Éditeur, pour un paiement par virement bancaire ;
  • la validation du paiement par Stripe, pour un paiement en ligne.

Moyens de paiement du forfait. Le forfait peut être réglé par virement bancaire ou par paiement en ligne via Stripe. Le virement bancaire permet notamment au syndic non-professionnel de régler le forfait depuis le compte bancaire de l'ACP.

Facturation des frais par AG. Au lancement de l'AG préparée, une facture est émise au titre des frais par AG, selon le barème progressif calculé sur le nombre de lots (article 9.4). Cette facture est payable à 15 jours dans les conditions de l'article 9.9.

Nouvelle AG, nouveau forfait. Chaque nouvelle AG — y compris une seconde convocation au sens de l'article 3.87 §4 du Code civil belge — constitue une AG distincte au sens du Service et requiert le paiement préalable d'un nouveau forfait d'activation pour rouvrir la phase de préparation.

Fermeture du Compte. L'Utilisateur peut fermer son Compte à tout moment, sans préavis. Les factures d'AG déjà émises demeurent dues. Le forfait d'activation est remboursable dans les conditions prévues à l'article 13.4 (droit de rétractation).

10.2 Abonnement mensuel

L'abonnement mensuel est souscrit pour une durée indéterminée, sans engagement ferme.

Il peut être résilié par l'Utilisateur à tout moment et sans préavis particulier, la résiliation prenant effet à la fin du cycle mensuel en cours déjà prélevé. Aucun remboursement n'est dû pour la période mensuelle en cours.

10.3 Abonnement annuel

L'abonnement annuel est souscrit pour une durée ferme de douze (12) mois, à compter de la date de souscription. Pendant cette période, l'abonnement ne peut être résilié par l'Utilisateur, sauf dans les cas limitativement prévus aux articles 2.2, 4.3 et 10.5.

Reconduction tacite. À l'échéance des 12 mois, l'abonnement annuel est reconduit tacitement pour une nouvelle période de 12 mois, sauf non-reconduction notifiée par l'Utilisateur dans les conditions ci-dessous.

Rappel préalable. À titre de bonne pratique commerciale et sans y être contractuellement obligé au-delà du présent paragraphe, l'Éditeur adresse à l'Utilisateur un courrier électronique de rappel environ 45 jours avant la date de reconduction.

Préavis de non-reconduction. L'Utilisateur qui ne souhaite pas reconduire son abonnement annuel doit le notifier à l'Éditeur au moins trente (30) jours avant la date d'échéance du cycle en cours, par le moyen prévu à cet effet dans le Service ou par courrier électronique à contact@syndiq.com. À défaut, l'abonnement est reconduit automatiquement.

10.4 Changement de plan et modifications de l'abonnement

Upgrade (passage à un Plan supérieur : Lite → Pro → Premium). L'upgrade prend effet immédiatement. La différence de prix pour la période restant à courir sur le cycle en cours est facturée au prorata temporis. Les fonctionnalités du nouveau Plan sont immédiatement accessibles.

Downgrade (passage à un Plan inférieur : Premium → Pro → Lite). Le downgrade prend effet :

  • à la fin du cycle mensuel en cours pour les abonnements mensuels ;
  • à la reconduction annuelle pour les abonnements annuels.

Aucun remboursement n'est dû pour la période en cours.

Conversion mensuel → annuel. Elle prend effet immédiatement. La portion déjà prélevée du mois en cours est créditée en avoir sur la première facture annuelle. Un nouveau cycle annuel de 12 mois débute à la date de conversion.

Conversion annuel → mensuel. Elle n'est pas possible en cours de période ferme. Elle peut être réalisée à l'échéance de la période annuelle via la procédure de non-reconduction prévue à l'article 10.3, suivie de la souscription d'un abonnement mensuel.

Grandfathering tarifaire. Toute évolution tarifaire ne s'applique qu'aux nouvelles souscriptions. Les Utilisateurs existants conservent leur tarif en cours jusqu'à la fin du cycle courant et migrent vers les nouveaux tarifs au prochain renouvellement (annuel) ou au prochain cycle mensuel.

10.5 Résiliation pour manquement

L'Éditeur peut résilier de plein droit le Compte de l'Utilisateur, après mise en demeure demeurée sans effet pendant 15 jours adressée à l'adresse e-mail enregistrée, en cas :

  • de défaut persistant de paiement d'une facture d'AG au-delà de 30 jours de retard ;
  • de violation matérielle des articles 5.5 (usages interdits) ou 5.6 (déclaration non-pro inexacte) ;
  • d'utilisation frauduleuse, malveillante ou contraire à l'ordre public ;
  • de réitération d'un même manquement déjà mis en demeure.

L'Utilisateur peut résilier pour manquement grave de l'Éditeur, après mise en demeure demeurée sans effet pendant 30 jours.

10.6 Suspension préventive

En cas de risque avéré de sécurité (compte compromis, activité anormale, usage susceptible de porter atteinte à la sécurité du Service ou de tiers), l'Éditeur peut suspendre à titre préventif, et pour la durée strictement nécessaire, l'accès au Compte concerné. L'Utilisateur en est informé dans les meilleurs délais.

10.7 Conséquences de la résiliation

Exigibilité générale. La résiliation n'éteint pas les obligations pécuniaires nées avant son entrée en vigueur. Les factures d'AG déjà émises demeurent dues dans les conditions initiales, y compris les intérêts et indemnités prévus à l'article 9.10 en cas de retard.

Sort des sommes d'abonnement versées. Le traitement dépend du cas de résiliation :

  • Abonnement mensuel, quelle que soit la cause : aucun remboursement n'est dû pour le mois en cours, celui-ci étant acquis au titre du service rendu ou rendu disponible.
  • Abonnement annuel — résiliation par l'Utilisateur pour refus des nouvelles CGU (art. 2.2), retrait substantiel d'une fonctionnalité (art. 4.3), manquement grave de l'Éditeur (art. 10.5) ou force majeure prolongée (art. 11.3) : la part d'abonnement non consommée est remboursée au prorata temporis.
  • Abonnement annuel — résiliation par l'Éditeur pour manquement de l'Utilisateur (art. 10.5) : les sommes versées demeurent acquises à l'Éditeur à titre de dédommagement forfaitaire, sans préjudice de tout autre recours.
  • Abonnement annuel — non-reconduction régulière à l'échéance (art. 10.3) : l'abonnement prend fin à l'échéance, sans remboursement (la période ferme ayant été pleinement exécutée).

Forfait d'activation non-pro. Le forfait d'activation ayant ouvert la préparation d'une AG demeure acquis à l'Éditeur dès lors que la préparation a été effectivement ouverte, sous réserve du droit de rétractation prévu à l'article 13.4.

Export. Pendant une période de 30 jours suivant la résiliation, le Service met à disposition de l'Utilisateur une fonction d'export intégral lui permettant de récupérer l'ensemble de ses données et documents d'assemblée.

Conservation juridique des documents. La conservation juridique des documents d'assemblée (convocations, procès-verbaux, annexes) relève de la responsabilité du syndic et/ou de l'ACP, conformément à leurs obligations légales, notamment à l'article 3.89 §5 du Code civil belge. Le Service n'a pas vocation à se substituer au syndic dans la tenue des archives de la copropriété.

Suppression. À l'issue du délai de 30 jours, en l'absence d'instruction écrite contraire de l'Utilisateur, les données sont définitivement supprimées conformément à la Politique de confidentialité.

10.8 Transfert de propriété de l'Organisation

Le Propriétaire d'une Organisation peut transférer son statut à un autre Membre IPI vérifié de son équipe. Le transfert est bilatéral :

— le Propriétaire initie le transfert depuis son interface de gestion de l'Organisation ; — le destinataire reçoit une notification et dispose de soixante-douze (72) heures pour accepter ou refuser le transfert ; — durant cette période, le Propriétaire conserve ses pouvoirs et peut annuler sa demande à tout moment ; — à l'acceptation, le destinataire devient Propriétaire ; le Propriétaire précédent conserve son rôle d'Administrateur dans l'Organisation.

À l'expiration du délai de 72 heures sans acceptation, la demande est automatiquement annulée.

En cas d'impossibilité matérielle de transfert (Propriétaire injoignable, décès, absence prolongée, etc.), l'Éditeur peut procéder à un transfert forcé sur demande motivée d'un Membre IPI de l'Organisation ou d'un tiers justifiant d'un intérêt légitime, dans les conditions applicables aux opérations éditeur (cf. article 10.5).

10.9 Retrait d'un Utilisateur de son Organisation

Un Utilisateur peut à tout moment quitter son Organisation, sauf s'il en est le Propriétaire ou s'il conduit une assemblée générale active. Dans ce dernier cas, le retrait est suspendu jusqu'à la clôture de l'AG.

Le Propriétaire ne peut quitter son Organisation qu'après avoir transféré la propriété à un autre Membre IPI (article 10.8) ou après avoir résilié l'Organisation conformément à la procédure de résiliation applicable.

Un Administrateur peut retirer un autre Utilisateur de l'Organisation dans les mêmes conditions, sauf le Propriétaire, qui ne peut être retiré par personne. L'auto-retrait d'un Administrateur suit la procédure du premier alinéa du présent article.

Les contributions de l'Utilisateur retiré aux assemblées déjà tenues (présences, votes, notes) demeurent archivées nominativement dans les procès-verbaux conservés, conformément au régime d'immutabilité des documents d'assemblée.

10.10 Résiliation en trois temps — effets sur les données

La résiliation d'un Compte ou d'une Organisation suit un cycle en trois temps :

— T0 (demande) : l'accès est immédiatement suspendu ; les données sont marquées comme à supprimer ; — T1 (30 jours après T0) : purge partielle des données personnelles — adresses e-mail et coordonnées des copropriétaires, coordonnées de téléphone, notes libres, codes d'accès non utilisés. Les documents légalement conservés (procès-verbaux, factures) sont anonymisés par remplacement des identités nominales par des identifiants dépersonnalisés stables ; — T2 (7 ans après T0) : purge totale des métadonnées restantes, sous réserve des obligations de conservation légale en vigueur à cette date.

Durant la fenêtre T0–T1, l'Utilisateur peut annuler la résiliation en suivant le lien reçu par courrier électronique. Passé T1, la résiliation est irrévocable.

Les numéros IPI des Utilisateurs résiliés restent réservés dans le registre interne du Service tant qu'ils demeurent actifs auprès de l'Institut professionnel des agents immobiliers, afin d'empêcher leur usurpation. La libération du numéro IPI intervient à T2 ou, sur demande motivée, à la confirmation de radiation officielle à l'IPI.

11. Force majeure et cause étrangère

11.1 Définition

Constitue un cas de force majeure tout événement échappant au contrôle raisonnable de la partie qui l'invoque, qu'elle n'a pu raisonnablement prévoir au moment de la conclusion du contrat et dont elle n'a pu éviter ou surmonter les effets, au sens de l'article 5.225 du Code civil belge.

11.2 Exemples

Sont notamment considérés comme cas de force majeure ou de cause étrangère non imputable, sans que cette liste soit limitative :

  • la défaillance majeure d'un prestataire d'infrastructure (hébergeur, base de données, opérateur télécom, prestataire d'envoi d'e-mails) ;
  • les actes d'autorité publique rendant l'exécution du Service impossible ou illicite ;
  • les cyberattaques massives ou généralisées affectant l'infrastructure internet européenne ;
  • les événements naturels ou sanitaires rendant l'exécution impossible ;
  • les conflits armés ou actes de terrorisme affectant les infrastructures.

11.3 Effets

La partie affectée par un cas de force majeure en informe l'autre dans les meilleurs délais. Les obligations des parties sont suspendues pendant la durée de l'événement.

Si l'événement se prolonge au-delà de 60 jours consécutifs, chaque partie peut résilier le contrat de plein droit par simple notification écrite, sans indemnité de part ni d'autre, sous réserve du paiement des sommes dues pour les prestations effectivement exécutées.

12. Dispositions diverses

12.1 Cession

Les présentes CGU sont conclues intuitu personae. L'Utilisateur ne peut céder son Compte, le contrat ou les droits qui en découlent à un tiers sans accord écrit préalable de l'Éditeur.

Sont notamment considérés comme des cessions soumises à autorisation :

  • la cession du contrat à un tiers ;
  • la cession d'une branche d'activité incluant le Compte ;
  • toute opération de fusion, absorption, scission ou apport partiel d'actif entraînant le changement de la personne juridique titulaire du Compte ;
  • la mise en location-gérance du fonds de commerce incluant le Compte.

L'Éditeur peut refuser la cession par décision motivée, notamment lorsque le repreneur ne satisfait pas aux conditions requises (par exemple l'absence d'autorisation IPI pour un compte professionnel).

L'Éditeur peut de son côté céder le contrat dans le cadre d'une opération de réorganisation interne, d'une cession de fonds de commerce, d'une absorption ou de la constitution d'une société à laquelle l'activité serait apportée, à charge pour lui de notifier l'opération à l'Utilisateur dans un délai raisonnable.

12.2 Modifications administratives sans cession

Ne constituent pas une cession au sens de l'article 12.1 et ne requièrent pas l'accord préalable de l'Éditeur, sous réserve d'une simple notification :

  • le changement d'adresse de l'Organisation ;
  • le changement de dénomination commerciale ;
  • la modification des coordonnées bancaires ou de facturation ;
  • le changement de forme sociale sans modification de la personnalité juridique titulaire du Compte (par exemple une simple transformation statutaire) ;
  • le changement des représentants ou administrateurs de l'Organisation.

12.3 Divisibilité

Si une clause des CGU venait à être déclarée nulle, inapplicable ou contraire à une disposition impérative, cette nullité n'affecterait pas la validité des autres clauses, qui demeureraient en vigueur. Les parties s'efforceraient alors de substituer à la clause invalide une clause de portée équivalente respectant leur intention initiale.

12.4 Non-renonciation

Le fait pour l'Éditeur de ne pas invoquer un manquement de l'Utilisateur à l'une de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir ultérieurement de ce manquement ou d'un manquement de même nature.

12.5 Notifications

Sauf disposition contraire, toutes les notifications, mises en demeure et communications prévues aux présentes sont valablement effectuées par courrier électronique à l'adresse enregistrée dans le Service.

Il appartient à l'Utilisateur de maintenir son adresse e-mail à jour. L'Éditeur décline toute responsabilité en cas de non-réception d'une notification adressée à une adresse obsolète ou inactive non mise à jour par l'Utilisateur.

12.6 Preuve

Les parties conviennent expressément que les journaux électroniques horodatés tenus par l'Éditeur (connexions, actions dans le Service, envois d'e-mails, paiements, acceptations de CGU, etc.) constituent des éléments de preuve valables entre elles, sauf preuve contraire rapportée par tout moyen.

12.7 Langue

Les présentes CGU sont rédigées en langue française, qui est la langue faisant foi en cas de divergence avec une éventuelle traduction.

12.8 Intégralité

Les présentes CGU, la Politique de confidentialité, les Mentions légales, le DPA lorsqu'applicable et, le cas échéant, les conditions particulières, forment l'intégralité de l'accord entre les parties relativement à l'objet du contrat. Ils prévalent sur toute communication, proposition ou accord antérieur.

13. Droit applicable et juridiction

13.1 Droit applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit belge.

13.2 Juridiction

Tout litige relatif à la formation, à l'interprétation, à l'exécution ou à la résiliation du contrat qui n'aurait pu être résolu à l'amiable relève de la compétence exclusive du Tribunal de l'Entreprise de Liège, division de Namur.

13.3 Protection du consommateur

Par dérogation à l'article 13.2, si l'Utilisateur agit en qualité de consommateur au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique belge, la juridiction compétente est, au choix du consommateur, celle de son domicile ou celle du siège de l'Éditeur, conformément au Règlement (UE) n° 1215/2012 (Bruxelles I bis) et aux dispositions impératives du Code de droit économique.

13.4 Droit de rétractation

Utilisateurs professionnels (disposant d'un numéro d'entreprise BCE ou agissant pour le compte d'une entité morale avec BCE) : le droit de rétractation prévu au Livre VI du Code de droit économique ne s'applique pas, l'utilisation du Service relevant d'un usage professionnel.

Utilisateurs consommateurs (compte non-professionnel souscrit par une personne physique sans BCE) : conformément à l'article VI.47 du Code de droit économique, l'Utilisateur consommateur dispose d'un délai de quatorze (14) jours à compter du paiement du forfait d'activation pour se rétracter, sans avoir à justifier de motif ni à supporter de frais autres que ceux prévus par la loi.

Modalités du remboursement. La rétractation est exercée par simple notification à l'adresse contact@syndiq.com, ou via le bouton « Demander un remboursement » disponible dans les paramètres de facturation de votre compte. Elle entraîne le remboursement intégral du forfait d'activation de 19 € TVAC dans un délai de 14 jours à compter de la réception de la notification, à la condition qu'aucune AG n'ait été lancée ni qu'aucune convocation n'ait été générée via le Service pendant le délai de rétractation. La génération d'une convocation engage en effet l'Éditeur vis-à-vis des copropriétaires destinataires et constitue une consommation effective du Service.

Renonciation anticipée en cas d'exécution du Service. Conformément aux exceptions prévues à l'article VI.53 du Code de droit économique, lorsque l'Utilisateur consommateur lance une AG avant l'expiration du délai de 14 jours, il demande expressément à l'Éditeur d'exécuter le Service pour cette AG pendant le délai de rétractation et reconnaît par là-même perdre son droit de rétractation pour le forfait d'activation correspondant et pour la facture d'AG subséquente. Cette renonciation est sollicitée par une case à cocher explicite au lancement de l'AG concernée.

Annexe — Historique des versions

VersionDate d'effetObjet
v32026-05-27Version initiale publiée. Introduction des rôles Admin / Membre IPI / Membre, Propriétaire protégé, transfert de propriété 72 h (art. 10.8), résiliation 3 temps T0/T1/T2 (art. 10.10), obligation de signalement IPI (art. 5.8), déclaration IPI et fraude (art. 5.9), distinction trial expiré vs état restreint (art. 9.11.1 et 9.11.2).